Eingang des Hinweises
Der Eingang des Hinweises wird dokumentiert und die hinweisgebende Person erhält spätestens nach sieben Tagen eine Empfangsbestätigung, sofern die Kontaktdaten übermittelt wurden.
Überprüfung des Hinweises
Die Ombudsanwältin ordnet den Hinweis thematisch ein und untersucht ihn auf Plausibilität. Ist der Hinweis plausibel, wird er bei ausdrücklicher Zustimmung der hinweisgebenden Person zur Sachverhaltsaufklärung unter Wahrung der Vertraulichkeit an die Compliance-Beauftragte der ZUG weitergeleitet. Hinweise, die die Compliance-Beauftragte betreffen, werden direkt an die Geschäftsführung weitergeleitet. Hinweise, die die Geschäftsführung betreffen, werden nach vorheriger Abstimmung zwischen der Compliance-Beauftragten und der Ombudsanwältin entsprechend den internen Richtlinien weitergeleitet.
Sofern dies von der hinweisgebenden Person gewünscht ist, bleibt die Ombudsanwältin während des gesamten Verfahrens mit ihr in Kontakt. Über die Art und Weise der Kontaktgestaltung entscheidet jedoch einzig die hinweisgebende Person.
Ist der Hinweis nicht plausibel, wird das Verfahren eingestellt und die hinweisgebende Person informiert sowie dies entsprechend dokumentiert.
Aufklärung des Sachverhalts
Die Compliance-Beauftragte klärt den Sachverhalt in Abstimmung mit der Ombudsanwältin einzelfallbezogen, bedarfsgerecht und zeitgerecht auf. Dabei wird zunächst überprüft, ob ausreichend Informationen vorhanden sind. Ist dies nicht der Fall, wird die hinweisgebende Person (ggf. von der Ombudsanwältin) kontaktiert, um weitere Informationen zu erfragen.
Ist eine Kontaktaufnahme von der hinweisgebenden Person nicht erwünscht und können auch anderweitig keine ausreichenden Informationen für die Sachverhaltsaufklärung zusammengetragen werden, wird das Verfahren eingestellt. Kann kein Fehlverhalten oder Risiko im Unternehmen oder bei den Geschäftspartnern bzw. Zulieferern festgestellt werden, wird das Verfahren ebenfalls eingestellt. Die hinweisgebende Person wird hierüber entsprechend informiert.
Planung und Umsetzung von Maßnahmen
Wird ein Fehlverhalten oder Risiko festgestellt, werden auf Grundlage der vorliegenden Informationen geeignete Präventions- und/oder Abhilfemaßnahmen geplant und umgesetzt. Die Umsetzung wird von der Compliance-Beauftragten nachverfolgt.
Die hinweisgebende Person erhält spätestens drei Monate nach der Empfangsbestätigung eine Rückmeldung über geplante und bereits ergriffene Maßnahmen sowie der Gründe für diese. Die Rückmeldung erfolgt nur, wenn dadurch (interne) Untersuchungen und die Rechte der Personen, die Gegenstand eines Hinweises sind, nicht beeinträchtigt werden und dies im Rahmen des rechtlich Zulässigen möglich ist.
Wirksamkeitsüberprüfung
Die ZUG überprüft die Wirksamkeit des Meldeverfahrens jährlich und anlassbezogen. Hierzu wird insbesondere das Feedback der hinweisgebenden Person herangezogen. Bei Bedarf werden Anpassungsmaßnahmen vorgenommen.