Hinweise geben

Hauptgebäude der ZUG in der Berliner Stresemannstraße

Hinweisgebersystem

Die Unternehmenskultur der Zukunft – Umwelt – Gesellschaft (ZUG) gGmbH ist geprägt von Verantwortung, Solidarität und gegenseitigem Respekt. Rechtskonformes Verhalten, Integrität sowie das Einhalten ethischer Standards und Werte sind grundlegende Bestandteile unseres täglichen Handelns. Sie spielen eine zentrale Rolle für den Erfolg und das Ansehen unseres Unternehmens. Mit unserem Compliance Management System haben wir ein Fundament geschaffen, um werteorientierte Compliance und Regelkonformität bei unseren Beschäftigten zu fördern und jegliche Form von Korruption zu verhindern.

Die ZUG hat ein Hinweisgeber*innensystem (Ombudsstelle) eingerichtet, das es Mitarbeitenden und Dritten ermöglicht, auf Wunsch auch vollständig anonym, begründete Verdachtsfälle zu melden.

Die Ombudsstelle steht als Ansprechperson grundsätzlich allen Mitarbeitenden der ZUG und Dritten zur Verfügung. Entgegengenommen werden jegliche Hinweise, bei denen Meldende einen Verdacht auf einen Verstoß haben, der sich auf einen der folgenden Sachverhalte bezieht:

Korruption, Geldwäsche, Bestechung, Terrorismusfinanzierung
Verstöße gegen das Vergaberecht
Diskriminierung, Mobbing, etc.
Gesundheit, Betriebssicherheit, Arbeitsschutz
Personalthemen, einschließlich Missachtung von Arbeitsanweisungen
Datenschutz- und Informationssicherheits-Verstöße

Über die Ombudsstelle / Ombudsanwältin:

Rechtsanwältin Dr. Kathrin J. Niewiarra
c/o Elke Schaefer Rechtsanwälte
Philippistrasse 11
14059 Berlin

Telefonische Kontaktaufnahme: Tel.: +49 (0) 30 / 4036750-46

Internetbasiertes Hinweisgeber*innensystem: www.vertrauenssachen.de/z-u-g

Die Hinweise können in Deutsch und Englisch abgeben werden.
Als Rechtsanwältin unterliegt die Ombudsanwältin der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht. Die Kontaktaufnahme sowie auch alle Informationen und Hinweise werden absolut vertraulich behandelt. Dies ist durch eine gesonderte Datenschutzvereinbarung mit der ZUG als Auftraggeberin abgesichert.

Nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Hinweisgeber*innen wird deren Identität der ZUG offengelegt. Sollte es aufgrund der Informationen zu Ermittlungen der Strafverfolgungsbehörden kommen, ist die Anonymität der Hinweisgeber*innen durch die anwaltliche Verschwiegenheitspflicht auch gegenüber diesen Institutionen gewährleistet.
Was passiert mit meinen Hinweisen?

Die Ombudsanwältin prüft die eingehenden Hinweise und unternimmt eine rechtliche Erstbewertung. Dies wird an den Integritätsbeauftragten/die Integritätsbeauftragte bei der ZUG zur weiteren Prüfung des Sachverhaltes weitergeleitet, sofern die Hinweisgeber*innen der Weitergabe zugestimmt haben. Eine absolut vertrauliche Behandlung der Hinweise wird garantiert. Soweit sich die Hinweise konkretisieren lassen, werden weitere Maßnahmen eingeleitet. Sollten sich die Hinweise als gegenstandslos herausstellen, wird die Untersuchung beendet. Zudem erfolgt eine Löschung aller personenbezogenen Daten entsprechend den datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Geben Hinweisgeber*innen nach bestem Wissen und Gewissen einen Hinweis ab, entstehen ihnen keine Nachteile im Unternehmen. Setzen Meldende jedoch bewusst eine falsche oder bösgläubige Meldung ab beziehungsweise haben selbst gegen geltende Verhaltensregeln verstoßen, behält sich die ZUG rechtliche Schritte vor.
Wichtig ist, dass die Hinweisgeber*innen zum Zeitpunkt der Meldung geglaubt oder angenommen haben, dass der Inhalt wahr ist, und die Meldung nicht mit missbräuchlicher Absicht gemacht haben. Wenn sich nach der Abklärung des Sachverhalts herausstellt, dass der Hinweis nicht begründet war, haben die Hinweisgeber*innen keine negativen Konsequenzen zu befürchten.
Nein, es kommt kein Mandatsverhältnis zustande. Die Ombudsanwältin ist und bleibt Beauftragte von der ZUG. Jedoch besteht durch das Rechtsverhältnis der Ombudsanwältin mit der ZUG als Auftraggeberin eine „(Schutz-)Wirkung“ zugunsten der Hinweisgeber*innen. Hierdurch kann die Ombudsanwältin die Hinweisgeber*innen gern in den praktischen Fragen des Einzelfalls informell beraten, jedoch ist es ihr nicht möglich, die rechtlichen Interessen als „deren“ Anwältin zu vertreten.
Die Abgabe eines Hinweises über das Hinweisgeber*innensystem erfolgt über die Internetseite: www.vertrauenssachen.de/z-u-g

Mit dem Betätigen der Schaltfläche „Hinweis geben“ wird der aus vier Schritten bestehende Meldeprozess in Gang gesetzt.
1. Die Hinweisgeber*innen werden gebeten, einen Informationstext zum Schutz ihrer Anonymität zu lesen sowie eine Sicherheitsabfrage zu beantworten. Diese Sicherheitsabfrage dient dem Schutz vor automatisierten Angriffen.
2. Auf der folgenden Seite kann ein Sachverhalt gemeldet werden, sämtliche weiteren Auskünfte sind freiwillig. Es steht Hinweisgeber*innen frei, die Meldung anonym oder unter Bekanntgabe ihrer Person abzusenden. Zusätzlich kann eine Datei mit einer Größe von maximal zwei Megabyte als Anhang übermittelt werden.
3. Im Anschluss können Hinweisgeber*innen unter Verwendung eines frei gewählten Benutzernamens samt Kennwort einen eigenen, geschützten Postkasten einrichten, über den sie Fragen beantworten können bzw. Rückmeldungen erhalten und über den Fortgang der Hinweisbearbeitung informiert werden.
4. Über diesen geschützten Postkasten können auch weitere Anhänge eingebracht werden. Optional besteht auch die Möglichkeit, Personal- und/oder Sachbeweise zu nennen.
Geben Hinweisgeber*innen einen Hinweis über das Hinweisgeber*innensystem ab, wird dieser mit technisch individuellen Verschlüsselungskonstellationen bezüglich Inhalt und Kanal auf dem Server gesichert und kann nur von der Ombudsanwältin entschlüsselt werden. Die IP-Adresse der Meldenden wird nur für den Moment der Realisierung der Antwort verwendet und ist danach sofort nicht mehr verfügbar, da sie in der speziell für die anonyme Meldung konzipierten Anwendung nicht protokolliert wird.

Um sicherzustellen, dass schon der Aufruf des Hinweisgeber*innensystems nicht nachvollzogen werden kann, wird empfohlen, den folgenden Link in einer vertrauenswürdigen Umgebung, in einem neuen Browser-Fenster und unter Verwendung des sogenannten „Privaten Fensters“ (Firefox) oder „Inkognito-Fensters“ (Chrome) zu nutzen:

www.vertrauenssachen.de/z-u-g

Es erfolgt keine Speicherung von Zeit- oder Geo-Daten bzw. weiteren Meta-Daten der Hinweisgebenden. Die Anmeldedaten, welche die Hinweisgeber*innen sich bei Einrichtung eines Postkastens anlegen können, werden mittels Hash-Code verschlüsselt und sind nicht einsehbar.
Die Betriebssicherheit der Server wird durch IT-Dienstleister gewährleistet, wobei Hinweisgeber*innen- und Bearbeitungsbereich auf den Servern strikt getrennt sind, sodass eine unrechtmäßige Verquickung der Daten ausgeschlossen werden kann.
Die technische Sicherstellung des Datenschutzes erfolgt durch verschlüsselte Übertragung aller Daten, durch Verschlüsselung der Meldung, die dann nur die Ombudsperson entschlüsseln kann, und durch die Ablage der Daten in einem externen deutschen Rechenzentrum.

Weiterhin wurde mit der ZUG zugunsten der Hinweisgeber*innen vereinbart, dass die Ombudsanwältin nicht ohne deren Zustimmung von der zugunsten der Hinweisgeber*innen auferlegten anwaltlichen Schweigepflicht entbunden werden kann.
Des Weiteren können Verdachtsmeldungen an die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz gemeldet werden. Nähere Informationen zum Verfahren und Kontaktmöglichkeiten können der entsprechenden Webseite des Bundesamtes für Justiz entnommen werden.

Kontakt

Zukunft – Umwelt – Gesellschaft (ZUG) gGmbH Stresemannstr. 69 - 71
10963 Berlin +49 30 72618 0000 E-Mail schreiben

Bitte beachten Sie:

Für Beschwerden anderer Art, die nicht in Zusammenhang mit schwerwiegenden Verhaltens-, Regel- oder Gesetzesverstößen stehen, nutzen Sie bitte das Kontaktformular.